Il fax è uno strumento di grandissima utilità per molte aziende, grazie alla sua capacità di trasmettere documenti in formato elettronico e stamparli su carta. Con l’avvento delle nuove tecnologie di comunicazione, tra cui internet e le email, l’uso del fax è andato scemando ma rimane pur sempre uno strumento ancora largamente utilizzato soprattutto nel settore pubblico e in ambito aziendale.
In un nostro precedente articolo abbiamo già parlato della possibilità di inviare e ricevere fax tramite il PC utilizzando uno dei tanti servizi di invio fax online, ma adesso vogliamo focalizzare l’attenzione sui vantaggi e gli svantaggi del fax rispetto alle tecnologie più moderne per capire se vale davvero la pena utilizzare un dispositivo che da molti è considerato ormai obsoleto.
Tipologie di fax e tecnologie di stampa
In termini di prestazioni, i fax hanno raggiunto il massimo delle loro potenzialità sia per velocità che per risoluzione delle immagini. Bisogna considerare che le linee telefoniche tradizionali, sulle quali viaggiano le informazioni, impongono limiti pratici alla dimensione dei documenti inviati in relazione alla velocità di trasmissione che si vuole ottenere. Le maggiori differenze tra i vari modelli di fax sono, in effetti, le tecnologie di stampa utilizzate: esistono fax a getto d’inchiostro, fax laser e fax a trasferimento termico. Queste tecnologie sono le stesse utilizzate per le stampanti e presentano gli stessi pregi e difetti legati ai costi di gestione, alla durata delle cartucce e alla qualità dei documenti stampati.
Cartucce di inchiostro, toner e TTR
I fax possono utilizzare tipi diversi di cartucce in base alla loro tecnologia di stampa. I fax a getto d’inchiostro utilizzano le classiche cartucce inkjet mentre i fax laser utilizzano il toner. Ci sono anche dei modelli che sfruttano la tecnologia del trasferimento termico tramite l’uso di apposite pellicole termiche che, quando sono sottoposte ad una fonte di calore, rilasciano l’inchiostro sulla carta. Il costo di queste pellicole è molto basso e si possono trovare anche quelle compatibili per risparmiare ulteriormente. Un tempo, i fax Telecom erano molto diffusi tra le aziende italiane per via della loro commercializzazione parallela a quella dei servizi telefonici. Oggi, nonostante la minore popolarità di questi apparecchi, si possono trovare ancora le cartucce per i fax Telecom su molti siti web e negozi tradizionali.
Quanto costa mantenere un fax?
I fax tradizionali hanno dei costi legati al canone della linea telefonica, all’uso della carta e dell’inchiostro e al costante consumo di energia elettrica per via del fatto che bisogna tenerli sempre in funzione per poter ricevere documenti in qualsiasi momento. Il costo più significativo è senz’altro quello legato all’acquisto delle cartucce dato che le cartucce per fax hanno spesso costi elevati e permettono di stampare un numero esiguo di pagine. A tutto questo si devono aggiungere le spese per l’acquisto dell’apparato e le spese per la riparazione di eventuali malfunzionamenti e guasti che si potrebbero verificare nel tempo.
Al contrario, lo scambio di email è assolutamente gratuito perché i documenti ricevuti possono essere letti a video e stampanti soltanto se necessario. Inoltre, le email possono contenere allegati multimediali che il fax non supporta.
Portabilità e facilità di lettura
Il fax necessita di un numero telefonico al quale rispondere, questo comporta la necessità di collegarlo ad una linea telefonica fissa ubicata in casa o in ufficio. Per questo motivo, i documenti ricevuti possono essere letti soltanto quando si è in casa o in orario di ufficio. Le email, grazie alla diffusione degli smartphone, possono essere lette in qualsiasi momento anche quando si è in vacanza lontani dalla propria abitazione o dal posto di lavoro. In questi casi i servizi Fax-To-Mail sopperiscono a questo problema inoltrando tutti i documenti ricevuti via fax direttamente ad un indirizzo email predefinito.
Perché il fax viene ancora utilizzato?
È chiaro che l’uso del fax presenta molti inconvenienti rispetto all’uso delle email, nonostante ciò è uno strumento di comunicazione ancora molto utilizzato. Il motivo è forse riconducibile alla valenza legale che gli viene riconosciuta da molti uffici pubblici e aziende private. La posta elettronica certificata non ha ancora preso campo nonostante sia ormai obbligatoria per tutte le aziende e la pubblica amministrazione. Probabilmente, quando la digitalizzazione della P.A. sarà più matura e ci sarà una maggiore diffusione della PEC, il fax andrà definitivamente in pensione.
