Spesso in ambito professionale capita di ricorrere ad una presentazione. Lo strumento più adatto per effettuare le presentazioni è sicuramente PowerPoint. Tutti lo conosciamo, per il suo carattere eccezionale, perché questo programma dà la possibilità di creare delle presentazioni veramente efficaci. Non dobbiamo dimenticare, comunque, che la funzione delle slide, pur essendo importante, non deve essere quella di veicolare interamente il messaggio attraverso dei testi lunghi. Le slide devono focalizzarsi soltanto sui punti essenziali, come supporto per il relatore. Sta a quest’ultimo poi spiegare tutti i dettagli.
Come realizzare una presentazione efficace
Sul sito ufficiale di Maurizio La Cava si possono trovare molte informazioni importanti per mettere a punto delle presentazioni veramente efficaci, anche per esempio per tutto ciò che riguarda l’ambito aziendale. Nel tenere conto di tutti i fattori che servono per realizzare una presentazione che possa riuscire bene, anche attraverso l’uso del PowerPoint, si devono considerare tanti elementi.
Innanzitutto ci si deve basare sul fare in modo che la presentazione sia concentrata più sulla grafica che sui lunghi testi, i quali spesso non vengono letti e non riescono a catturare l’attenzione da parte del pubblico. Naturalmente, quando si tratta di mostrare dei dati specifici, occorre puntare sulla realizzazione di grafici, davvero importanti per riuscire a tenere alta l’attenzione.
Un altro elemento che non dovrebbe mai mancare in una presentazione realizzata anche per l’ambito aziendale è costituito dalle infografiche. Da questo punto di vista ci si può servire delle numerose risorse che il web mette a disposizione.
Dal punto di vista grafico, è inutile perdere tempo con effetti speciali, che spesso finiscono con l’appesantire la presentazione. Meglio focalizzarsi su strutture minimal, che vadano subito nella direzione giusta, concentrandosi sull’obiettivo di comunicazione.
Quando parliamo di grafica, tuttavia, si deve tenere conto di un concetto molto importante, che è quello della coerenza. Si dovrebbe cercare di mantenere sempre un certo layout, piuttosto che sbizzarrirsi con l’accostamento di font sempre differenti e di colori che lasciano soltanto il tempo che trovano e che possono risultare anche fastidiosi.
Inoltre bisognerebbe tenere conto di quanto sia essenziale fare in modo che la presentazione rientri in tempi ben determinati, cercando comunque di riassumere in modo veloce ed efficace i concetti che si vogliono esprimere.
Come catturare l’attenzione del pubblico con una presentazione
Ci sono molte di quelle che in gergo tecnico vengono definite strategie di aggancio. Si tratta di metodologie molto importanti per riuscire a catturare sempre di più l’attenzione del pubblico durante una presentazione e per mantenerla viva nel corso del tempo.
Sono tante, infatti, le strategie che possono essere utilizzate. Per esempio spesso basarsi sul raccontare una storia può essere davvero fondamentale. Varie sono le
teorie sulle funzioni dello storytelling, che permetterebbe di ottenere risultati significativi.
Il pubblico può essere sorpreso anche con delle statistiche che non si aspettava. Si può citare l’autorevolezza di esperti, si possono sfatare credenze comuni oppure si può innescare un processo immaginativo.
Tutti questi modi di agire consentono di gestire in maniera più corretta possibile le aspettative. Ciò che importa in ogni caso è sempre la possibilità di chiedere di interagire.
Comunque il modo in cui si visualizzano i contenuti sulle slide può fare davvero la differenza. Il focus non deve essere mai mantenuto su tanti elementi che possono creare confusione, ma deve essere concentrato per essere catturato in primo luogo a livello grafico, per poi passare all’approfondimento attraverso l’ascolto.
Quindi è importante anche nelle presentazioni fatte per esempio in PowerPoint semplificare e andare dritti al problema, per poi sorprendere attraverso elementi in grado di ravvivare l’attenzione specialmente nei momenti in cui essa potrebbe venire meno, combinando spesso più tecniche.
