In un mondo che va a mille, dove la vita diventa sempre più frenetica e i viaggi con relativi pernottamenti sono all’ordine del giorno, i software gestionali ci vengono incontro provvedendo ad una serie di operazioni che ci impedirebbero altrimenti di stare al passo coi tempi e risulterebbero ormai di una complessità insostenibile.
I programmi gestionali per le strutture ricettive
La gestione nell’hotelleria non è mai stata così precisa, affidabile, valida e completa come da quando esistono i PMS (Property Management System) che consentono di:
- gestire preventivi;
- effettuare check in e check out;
- costruire un database in base allo storico di ogni cliente tramite CRM (Customer Relationship Management);
- convertire preventivi sospesi in prenotazioni.
Questi software sono web based e accessibili da qualunque dispositivo in grado di connettersi a internet ed effettuano queste operazioni senza bisogno di scaricare o installare programmi sui PC aziendali.
La semplicità della perfezione
I PMS sono generalmente contraddistinti da interfacce semplici e intuitive. Una delle migliori piattaforme di gestionale per hotel è l’italiana My Virgil che, completa e integrata da varie interconnessioni, consente:
- una gestione dettagliata della contabilità, emissione di fatture, ricevute fiscali e n.d.c., generare e inviare diverse opzioni di pagamento, tipo voucher;
- la produzione di file per la P.S., alloggiati WEB (Mod. ISTAT C/59);
- la rappresentazione grafica e analitica delle camere gestite (numero, piano, prezzo, disponibilità);
- gestione degli extra (frigo-bar, servizio in camera, lavanderia ecc);
- registro presenze degli occupanti di ogni singola camera.
Per i gestori di multi-strutture è possibile tenere d’occhio l’andamento di tutti i complessi alberghieri, con report sulle conversioni di prenotazioni in ordini, il fatturato, i profitti e tutto ciò che concerne la corretta conduzione aziendale.
Il PMS può essere gestito in multi-utenza con accessi ai dati sensibili diversi a seconda del grado di operatività dell’utente.
L’interconnessione
Tramite il Booking Engine, l’interconnessione sui siti web turistici, è possibile ricevere prenotazioni dirette da parte dei clienti, risparmiando risorse in termini di provvigioni.
Pubblicizzando la propria struttura con foto, tariffari, promozioni, materiale esplicativo, si può dirottare il cliente verso un’interfaccia diretta da dove è possibile inserire data di prenotazione (in e out), il numero degli alloggianti, il tipo di camera e di servizi richiesti, trasformando una visita su un sito (di terzi) in una vera e propria prenotazione diretta.
La gestione dei portali OTA avviene in automatico e il sistema provvede alla comunicazione delle prenotazioni e del calendario.
My Virgil, ad esempio, sincronizza le prenotazioni ricevute dai portali (Booking.com o Expedia) e in piena autonomia provvede ad aperture e chiusure sugli oltre 250 portali OTA.
In caso di cancellazioni o modifiche apportate dal cliente, il sistema provvede all’aggiornamento in tempo reale e rimette in vendita la camera per il periodo relativo. Nessun overbooking è possibile, nemmeno in caso di inserimento manuale da parte di un operatore. In caso di richiesta per periodi sovrapposti il sistema non permette la doppia prenotazione.
